Convocatoria para proponer Sede de la XLIV conferencia Nacional de Ingeniería

La Asociación Nacional de Facultades y Escuelas de Ingeniería (ANFEI), convoca a sus afiliadas a proponerse como sede de la XLIV Conferencia Nacional de Ingeniería misma que se llevará a cabo durante el mes de junio de 2017, durante los días que se definirán de común acuerdo entre el Comité Ejecutivo de la ANFEI y la afiliada seleccionada, según las siguientes

BASES

1. El compromiso de la institución proponente será atender de manera conjunta con la ANFEI, todo lo relacionado con los aspectos logísticos de la Conferencia, en tanto que corresponderá a la Asociación la organización académica de la misma.
2. La propuesta podrá ser presentada por una o más instituciones incluyendo la participación de empresas privadas e instituciones de gobierno como patrocinadores.
3. La ciudad que se proponga debe contar con acceso vía aérea y terrestre.
4. Esta ciudad deberá contar con una adecuada infraestructura de hoteles, con capacidad para ocupar entre 120 y 200 habitaciones, opcionalmente se podrán considerar dos o más hoteles, en cualquier caso, se deberá contar con tarifas atractivas para los participantes.
5. Para el desarrollo de la Conferencia se deberá contar con los salones suficientes para atender sus requerimientos, pudiendo realizarse en la misma institución que se propone, en el hotel sede, o en un centro de convenciones, de acuerdo con los recursos de infraestructura disponibles y las exigencias económicas que esto conlleve.
6. La institución deberá poner a la disposición de la Conferencia el equipo y el personal necesario para atender las exigencias de la misma.
7. Las cuotas de registro en la Conferencia no son suficientes para cubrir la totalidad de los gastos que se generan, por lo que se requiere siempre de fondos adicionales, es deseable que estos fondos no provengan del presupuesto de la institución anfitriona, ni de la ANFEI, por lo que dicha institución deberá demostrar que cuenta con la capacidad de gestión para conseguir los fondos necesarios para el éxito económico de la Conferencia, especialmente para la actividad cultural y cena del jueves por la noche y la comida de clausura del viernes.
8. La institución sede tendrá a su cargo la transportación de los asistentes que el evento requiera; mantas y pendones alusivos y equipo de sonido.
9. Las afiliadas interesadas en proponerse podrán solicitar a la Secretaría Ejecutiva la información detallada de la organización y los compromisos que se adquieren.
10. La propuesta deberá contener la siguiente información:
    1. Carta de la máxima autoridad de la institución en la que se proponga, presentando una exposición de motivos, por su interés en ser sede de la Conferencia.
    2. Cartas de instancias gubernamentales, industriales y/o empresariales, en donde éstas manifiesten su compromiso con la institución proponente, para apoyarla con recursos económicos en efectivo o en especie.
    3. Una descripción sobre la forma como atendería cada uno de los aspectos que se tienen que cubrir antes, durante y cierre de la Conferencia.
    4. Opciones de hospedaje, en que se incluya tarifas de habitaciones, espacios para el evento y demás servicios.
    5. Información sobre los medios de transportación aéreo y terrestre.
    6. Propuesta del programa para los egresados, consistente en talleres, conferencias y visitas técnicas.
    7. Propuesta del programa de acompañantes.
    8. Atractivos turísticos de la región.
11. Las propuestas deberán ser enviadas por medio electrónico e impreso a la Secretaría Ejecutiva de la ANFEI, a la dirección secretaria.ejecutiva@anfei.org.mx, antes del 06 de mayo del presente.
12. La Vocalía de Conferencias Nacionales hará una selección preliminar, de acuerdo con la información recibida, y las propuestas seleccionadas serán dadas a conocer a cada uno de los responsables de la misma.
13. La designación de la sede se dará durante la XLII Asamblea General Ordinaria a celebrarse el 8 de junio de 2016, de acuerdo con lo señalado en los Estatutos de la Asociación, para lo cual se pedirá a las instituciones seleccionadas, hagan una presentación al pleno de la Asamblea.
14. Posterior a la designación, la institución tiene un plazo de 30 días para enviar la logística preliminar del evento, por medio electrónico e impreso a la Secretaría Ejecutiva de la ANFEI, a la dirección secretaria.ejecutiva@anfei.org.mx.

Todos los aspectos no contemplados en estas Bases y que pudieran surgir antes y durante la Conferencia serán resueltos por el Comité Organizador de la misma.

Con el fin de que la institución que sea elegida como sede conozca los detalles para la organización de la Conferencia, la Secretará Ejecutiva de la Asociación, enviará una Guía de Apoyo, en donde se describen las actividades que llevará a cabo la ANFEI, así como todo lo que necesita conocer la institución sobre las actividades de los miembros del comité local, la dinámica de registro, desarrollo del programa de egresados y de acompañantes, hospedaje, cuotas y transportación.